Kundenanfragen automatisieren
E-Mail, Telefon, Chat: Die KI bereitet Antworten vor, Ihr Team prüft und sendet. Schneller für Ihre Kunden, weniger Tipparbeit für Sie.
Kurz beantwortet
Kundenanfragen lassen sich mit KI automatisieren, indem ein Assistent eingehende E-Mails, Chats oder Anrufe versteht, auf Basis Ihres Wissens einen Antwortentwurf erstellt und Ihr Team nur noch prüft und sendet. Für Hotels und Restaurants gibt es dafür unsere Software Com25, für andere Branchen bauen wir die Lösung passend zu Ihren Systemen.
Die Ausgangslage
Ein großer Teil der Anfragen wiederholt sich: Verfügbarkeit, Preise, Öffnungszeiten, Status einer Bestellung. Trotzdem wird jede Antwort von Hand geschrieben – oft abends, oft unter Zeitdruck, und Kunden warten.
Typische Situationen
- Das Postfach läuft über, Antworten dauern Stunden oder Tage
- Das Telefon klingelt, während alle beschäftigt sind
- Anfragen in fremden Sprachen kosten extra Zeit
- Wissen steckt in den Köpfen einzelner Mitarbeitender
So gehen wir vor
Schritt 1
Anfragen auswerten
Welche Fragen kommen wie oft, über welchen Kanal, und was ist die richtige Antwort?
Schritt 2
Wissen bündeln
Preise, Regeln, Vorlagen und häufige Fragen werden zur Wissensbasis, auf die die KI zugreift.
Schritt 3
Assistent einrichten
Die KI schreibt Entwürfe oder nimmt Anrufe an. Wichtige Antworten gibt weiterhin ein Mensch frei.
Schritt 4
Verbessern
Wir schauen gemeinsam auf die Ergebnisse und schärfen nach, bis es im Alltag rund läuft.
Ihr Ergebnis: ein Assistent, der Ihre Anfragen kennt, in Ihrem Ton antwortet und Ihrem Team jeden Tag Tipparbeit abnimmt.
Aus der Praxis
Hotel & Gasthof Schwertfirm gehört zu den ersten Betrieben, die Com25 im Alltag testen. Die KI bereitet Antworten auf Gästeanfragen vor und berücksichtigt dabei den ganzen bisherigen Mailverlauf.
„Die KI versteht tatsächlich den Zusammenhang, wenn Gäste mehrere E-Mails schreiben. Das hab ich bei anderen Tools nicht gesehen. Noch Beta, aber der erste Eindruck ist vielversprechend.“
Thomas Schwertfirm
Inhaber, Hotel & Gasthof Schwertfirm – Pilotkunde Com25
Was dazu passt
Software
Com25
Unsere eigene Lösung für E-Mail, Chat und Reservierungen in Hotels und Restaurants.
Lösung
KI sicher einsetzen
Kundendaten und KI: was erlaubt ist und wie Sie es dokumentieren.
Welche Anfragen eignen sich für die Automatisierung?
Alle, die häufig in ähnlicher Form kommen: Verfügbarkeiten, Preise, Öffnungszeiten, Lieferstatus, Terminwünsche, Rückfragen zu Angeboten. Entscheidend ist, dass die richtige Antwort irgendwo steht – in Preislisten, Hausregeln, FAQ oder früheren E-Mails. Ungewöhnliche oder heikle Anfragen, etwa Beschwerden, markiert der Assistent und überlässt sie Ihrem Team.
Antwortet die KI dann selbstständig an meine Kunden?
Nur wenn Sie das ausdrücklich wollen. In der Praxis bewährt sich der Entwurfsmodus: Die KI schreibt eine vollständige Antwort im Ton Ihres Hauses, Ihr Team liest sie, passt bei Bedarf an und sendet. So bleiben Qualität und Verantwortung bei Ihnen, und trotzdem entfällt der größte Teil der Tipparbeit.
Was bringt das für Hotels und Restaurants?
Gerade in Hotellerie und Gastronomie kommen täglich viele ähnliche Anfragen, oft in mehreren Sprachen und mit Rückfragen über mehrere E-Mails hinweg. Unsere Software Com25 liest den gesamten Mailverlauf, berücksichtigt Ihre Preise und Hausregeln und antwortet in der Sprache des Gastes. Dazu kommen ein Chat auf Ihrer Website und die Annahme von Tischreservierungen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zu einer automatischen Standardantwort?
Eine Standardantwort sagt nur „Wir melden uns“. Ein KI-Assistent beantwortet die konkrete Frage – mit Ihren Preisen, Regeln und dem bisherigen Gesprächsverlauf.
In welchen Sprachen funktioniert das?
Moderne Sprachmodelle verstehen und schreiben in vielen Sprachen. Com25 erkennt die Sprache des Gastes automatisch und antwortet in über 30 Sprachen.
Geht das auch am Telefon?
Ja. Für telefonische Anfragen setzen wir KI-Telefonassistenten ein, die Fragen beantworten, Anliegen aufnehmen und an Ihr Team weitergeben.
Was ist mit dem Datenschutz?
Wir setzen auf Verarbeitung in der EU, klären vorab, welche Daten die KI sehen darf, und dokumentieren die Regeln mit Ihnen. Persönliche Postfächer bleiben nur für Berechtigte sichtbar.
Wie aufwendig ist die Einrichtung?
Der größte Aufwand ist, Ihr Wissen zusammenzutragen: Preise, Regeln, häufige Fragen, Vorlagen. Den Rest richten wir mit Ihnen ein.
Muss ich Kunden sagen, dass eine KI im Spiel ist?
Wenn Menschen direkt mit einem KI-System kommunizieren, verlangt der EU AI Act seit August 2026 einen Hinweis darauf. Wenn Ihr Team KI-Entwürfe prüft und selbst versendet, ist die Lage anders – wir besprechen das im Einzelfall.
Lassen Sie uns über Ihre Situation sprechen.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wo Sie stehen und welcher erste Schritt sich lohnt.